Perdas de estoque por validade e avaria: o prejuízo que sai direto do lucro

Existe um tipo de prejuízo que não aparece em nenhuma conversa sobre venda, preço ou inadimplência, e que ainda assim consome lucro todo mês: o produto que a empresa comprou, pagou, guardou e depois jogou fora. Vencido, quebrado, amassado, molhado, fora da embalagem, danificado no transporte interno. Nas empresas que controlam isso de verdade, o número costuma assustar.

A perda de estoque tem uma característica cruel. Diferente de uma venda que não aconteceu, aqui o dinheiro já saiu. A mercadoria foi paga, muitas vezes à vista ou em prazo curto, ocupou espaço, gerou custo de armazenagem e no fim não gerou um centavo de receita. É saída de caixa sem contrapartida nenhuma.

Onde a perda realmente nasce

Quando o assunto vem à tona, a explicação padrão é descuido da equipe. Às vezes é. Mas na maioria dos casos a perda é consequência de decisões tomadas bem antes, no setor de compras e no planejamento.

• Compra por desconto de volume. O fornecedor oferece preço melhor no lote maior, a empresa aceita e leva mais do que consegue vender dentro do prazo de validade. O desconto vira prejuízo.
• Ausência de controle por lote e vencimento. Sem rastrear qual lote entrou primeiro, o produto novo é vendido antes do antigo e o antigo vence na prateleira.
• Armazenagem inadequada. Empilhamento errado, umidade, temperatura, falta de espaço. A avaria é física, mas a causa é de infraestrutura.
• Previsão de demanda otimista. Compra-se para o mês bom que se espera, não para o mês médio que costuma acontecer.

Perceba o padrão: nenhuma dessas causas se resolve cobrando mais atenção do estoquista. Todas se resolvem com informação na hora da compra.

O índice que quase ninguém calcula

O cálculo é direto: valor de custo das perdas do período dividido pelo custo total das mercadorias vendidas no mesmo período. O resultado é a sua taxa de perda. Em varejo alimentar, um a dois por cento já é considerado aceitável. Em setores sem perecibilidade, qualquer coisa acima de meio por cento merece investigação.

O problema é que a maioria das empresas não tem esse número porque a baixa de produto perdido é lançada junto com outras contas ou simplesmente nunca é lançada. O item some do sistema num ajuste de inventário genérico, e a diferença é tratada como erro de contagem. Aí a perda deixa de ser um problema mensurável e passa a ser um mistério recorrente.

Perda que não é registrada com motivo não é perda controlada, é perda repetida. Sem a causa anotada na baixa, todo mês se descobre o mesmo prejuízo de novo.

Quatro medidas que trazem o número para baixo

Reduzir perda não exige sistema caro. Exige rotina.

• Baixa com motivo obrigatório. Toda saída sem venda precisa de uma categoria: vencimento, avaria, quebra, furto, amostra. Sem isso não existe diagnóstico.
• Relatório de vencimento a vencer. Uma lista semanal do que vence em 30, 60 e 90 dias muda a conversa: dá tempo de promover antes de perder tudo.
• Limite de compra por giro. O pedido máximo passa a ser função do histórico de saída, não da oferta do fornecedor.
• Perda como linha do resultado. Coloque o valor em reais na apresentação mensal, ao lado da receita e do custo. O que é visto é cobrado.

Há um efeito colateral positivo aqui. Quando a perda passa a ser medida por categoria, o preço também melhora: você descobre que certos produtos só parecem rentáveis porque a perda deles nunca entrou no cálculo. Um item com 25% de margem e 6% de perda não dá 25% de margem.

Perda é irmã de outros dois problemas

Quem tem perda alta normalmente tem também estoque descontrolado nas outras pontas. Vale olhar a quebra de estoque, quando o físico não fecha com o sistema, e o outro extremo, a ruptura, que é o custo da venda que você não fez. Perda, quebra e ruptura são sintomas do mesmo controle frágil, e resolvidos juntos devolvem margem e caixa ao mesmo tempo. Se quiser estruturar isso com método, é o que fazemos nas soluções da BeWolf.